Đại dịch COVID-19 đã làm thay đổi cục diện một cách nhanh chóng và buộc phần lớn nhân viên phải làm việc tại nhà. Đó cũng là một lựa chọn thông minh để các công ty tồn tại và bắt nhịp xu hướng.

Trên thực tế, hình thức làm việc từ xa đều có lợi cho cả nhân viên và người sử dụng lao động tiết kiệm thời gian (di chuyển) và chi phí.  Nhưng làm thế nào có thể quản lý nhân viên từ xa một cách hiệu quả bởi những khó khăn phải đối mặt như cản trở trong việc hợp tác, trao đổi công việc và kết nối không liên tuc? Vì thế, sự ra đời của ứng dụng Microsoft Teams giúp Doanh nghiệp giải quyết các bài toán trên, đảm bảo cộng tác và tăng cường hiệu quả công việc ở mọi lúc, mọi nơi.

Dưới đây là 7 gợi ý giúp Doanh nghiệp quản lý nhân viên từ xa với Microsoft Teams:

1. Tạo các nhóm (Teams) và kênh (channel) riêng biệt để trao đổi công việc.

Teams là nhóm lớn – có thể được tạo cho một bộ phận hoặc tổ chức. Channel là tập hợp con của Teams là kênh trao đổi cho nhóm nhỏ hơn như một bộ phận hoặc cho 1 chủ đề hoặc dự án cùng tham gia.

Cách tạo và phân chia nhóm tùy thuộc vào cách tổ chức hoạt động từng Doanh nghiệp. Sau khi thiết lập, hãy sử dụng kênh chung “General” để hướng dẫn về cấu trúc tổ chức trong không gian văn phòng ảo.

2. Sử dụng “Wiki" tab để phổ biến các nguyên tắc và quy trình khi làm việc từ xa I tại nhà.

Sẽ khó hơn khi đảm bảo nhân viên làm việc tại nhà có thể tuân thủ các nghi thức làm việc. Vì vậy, hãy tận dụng Wiki để đưa ra những nguyên tắc rõ ràng khi làm việc từ xa.

Ví dụ: Quy định được đặt ra trong kênh chung “General” có thể áp dụng cho toàn thể nhóm (lớn), tổ chức. Với mỗi kênh Channel được tạo, có thể sử dụng Wiki tab để ghi chú những nguyên tắc riêng cho từng bộ phận, nhóm hoặc dự án liên quan.

3. Sử dụng Notes để phối hợp và quản lý tác vụ tốt hơn.

Onenote được tích hợp vào Microsoft Teams và hiển thị dưới dạng tab có tên là “Notes”. Tính năng này cho phép nhóm cùng thao tác như vẽ, phác thảo, đánh dấu ghi chú, đồng thời xem và quản lý các nhiệm vụ của mọi người trong nhóm(Teams)/kênh (channel) trên cùng một giao diện.

Khác với Wiki, “Notes” dùng để trao đổi công việc, cộng tác, ghi chú, liệt kê và quản lý đầu việc và tốc kí.

4. Thêm "Tab" cho những ứng dụng thường dùng.

Teams được tích hợp với hàng trăm ứng dụng. Người dùng có thể kích hoạt những ứng dụng thường dùng ngay trong channel của mình. Như vậy, tất cả thành viên khác trong nhóm/kênh có thể truy cập bất kì lúc nào mà không chuyển cửa sổ.

5. Lưu trữ tập trung tất cả các file trên Sharepoint.

Việc quản lý dữ liệu rất quan trọng đảm bảo làm sao nhân viên có thể làm việc nhanh hơn và tốt hơn khi làm việc từ xa. Hãy sử dụng Sharepoint (tích hợp trong Microsoft Teams) để lưu trữ tập trung tất cả dữ liệu, chia sẻ, phân quyền và truy cập dễ dàng mọi lúc mọi nơi.

6. Tổ chức họp hàng tuần với Teams

Tổ chức cuộc họp hàng tuần có thể giúp mọi người nắm bắt thông tin, cùng nhau gỡ khó và giải quyết vấn đề nhanh chóng, tránh sự chậm trễ trong công việc.

Với tính năng gọi audio và video tích hợp của Microsoft Teams, người dùng có thể dễ dàng thực hiện các cuộc họp theo nhóm (Teams) hoặc kênh (channel) hoặc nhóm được tạo ngay thời điểm thực hiện cuộc goi.

7. Sử dụng tính năng @mention khi trao đổi và phản hồi trên Teams.

Khi có quá nhiều nhóm (Teams), kênh (channel) trao đổi cùng một lúc sẽ khiến người dùng khó theo dõi hết tất cả các cuộc trò chuyện.

Cách để kéo sự tập trung của nhân viên là sử dụng biểu tượng @ để đề cập và gắn thẻ nhân viên trong các cuộc thảo luận cụ thể. Bằng cách này, nhân viên được gắn thẻ sẽ nhận được thông báo.